Acconto: quanto chiedere, quando, e se il cliente dice no

Quasi tutti i fornitori che si sono fatti male con un cliente che non pagava avevano saltato lo stesso passaggio: non avevano chiesto un acconto, perché sembrava poco elegante chiederlo. L'imbarazzo dura un minuto, l'insoluto dura mesi.

In breve: l'acconto si chiede quando si manda il preventivo, non dopo il sì, e si scrive come una condizione normale invece che come un favore. Nella pratica va da un terzo a metà dell'importo sui lavori brevi, e su quelli lunghi si spezza in tappe legate a consegne. La parte che decide tutto è la reazione al no: ce ne sono quattro tipi diversi e solo uno è un problema vero.

L'acconto non è diffidenza

Chiederlo mette a disagio perché sembra dire al cliente che non vi fidate di lui. In realtà fa due cose che non c'entrano con la fiducia.

La prima è finanziare il lavoro. Se per consegnare dovete comprare materiali, pagare collaboratori o bloccare settimane di calendario, quei costi partono prima dell'incasso, e l'acconto è quello che evita di anticiparli voi.

La seconda è più importante e quasi nessuno la dice: l'acconto misura. Un cliente che paga un acconto piccolo in due giorni vi ha appena detto che i suoi pagamenti funzionano. Un cliente che lo rimanda, lo dimentica e lo rimanda ancora vi sta mostrando, su una cifra piccola, esattamente come si comporterà sul saldo.

Quanto chiedere

Dipende dal tipo di lavoro più che dal settore.

Sui lavori brevi, quelli che si chiudono in poche settimane, nella pratica si vede spesso un terzo o metà alla conferma e il resto alla consegna. Sui lavori lunghi è meglio spezzare: una parte alla firma, una o due tappe intermedie legate a consegne verificabili, il saldo alla chiusura. Sui lavori con costi esterni importanti, la regola pratica è che l'acconto copra almeno quello che dovete pagare voi ad altri prima di essere pagati.

Quello che conta più della percentuale è che l'acconto sia legato a un fatto e non a una data: alla conferma, alla consegna della prima parte, all'attivazione. Le tappe legate a fatti si riconoscono e non si discutono; le date del calendario slittano per motivi che spesso non dipendono da voi.

Quando chiederlo

Nel preventivo, insieme al prezzo. Non dopo il sì.

La differenza è tutta qui. Se le condizioni di pagamento arrivano insieme all'offerta, sono parte di quello che il cliente sta accettando. Se arrivano dopo, quando ormai ha detto sì, diventano una richiesta nuova, e una richiesta nuova si negozia. È il motivo per cui i fornitori che chiedono l'acconto solo quando il cliente li insospettisce se lo vedono rifiutare quasi sempre: in quel momento chiederlo sembra davvero quello che non vorreste sembrasse.

Come si chiede

Breve, sicuro, e come passo successivo. Non "sarebbe possibile un piccolo acconto", ma una riga fra le condizioni: alla conferma si versa questa parte, il lavoro parte da lì, il saldo alla consegna.

Nessuna giustificazione. Spiegare perché chiedete un acconto invita il cliente a valutare se la ragione gli sembra sufficiente, e non è una conversazione che vi conviene aprire: fra aziende è una condizione normale, e trattarla come normale è il modo più efficace di renderla tale.

Se il cliente dice no

Qui succede la cosa che quasi nessuno scrive: i no non sono tutti uguali, e prima di reagire bisogna capire quale dei quattro avete davanti.

"Non possiamo, è la nostra procedura." Succede con le aziende strutturate, dove i pagamenti anticipati passano da una trafila che il vostro referente non controlla. Non è un segnale negativo. Si tratta su altro: un primo lotto più piccolo per cominciare, una fatturazione a stati di avanzamento più fitta, termini più corti sul saldo.

"Preferirei vedere prima qualcosa." È una richiesta di prova, e riguarda voi, non i soldi. Si risolve rendendo la prima consegna piccola e vicina: una prima parte in due settimane, fatturata subito, e il resto dopo. Chi chiede questo di solito paga, ha solo bisogno di vedere come lavorate.

"Adesso è un momento difficile." Detto esplicitamente, è la risposta più utile di tutte, perché arriva prima che il problema sia vostro. A quel punto si sceglie: un lavoro più piccolo, tempi diversi, o niente per ora. Quello che non conviene è cominciare lo stesso sperando che si sistemi.

Un no seccato, senza spiegazione. È l'unico davvero preoccupante, perché a una condizione normale fra aziende ha reagito come a un'offesa. Non vuol dire che non pagherà, vuol dire che avete un'informazione in più e che, se andate avanti, conviene tenere le consegne piccole e le fatture frequenti.

Quando non chiederlo

Con un cliente che paga da anni con puntualità, su importi piccoli, l'acconto è attrito inutile: la garanzia ce l'avete già e si chiama storico.

Anche in questi casi però le condizioni restano scritte. Un cliente buono non ha bisogno di un acconto, ma ha bisogno lo stesso di una scadenza chiara, se non altro perché la sua amministrazione lavora sui documenti e non sui rapporti personali.

FAQ

Quanto acconto si chiede di solito?

Nella pratica un terzo o metà sui lavori brevi, e su quelli lunghi si spezza in tappe legate a consegne. Il criterio pratico: almeno quanto dovete pagare voi ad altri prima di incassare.

Acconto e caparra sono la stessa cosa?

No, sono due cose con effetti diversi in caso di rinuncia, e proprio per questo la parola giusta da usare nel vostro documento va scelta con chi vi segue. Nel linguaggio commerciale di tutti i giorni si dice acconto, ma se per voi è importante cosa succede quando il lavoro salta, chiedetelo prima di scriverlo.

Il cliente può rifiutarsi di pagare l'acconto?

Certo, come voi potete decidere di non cominciare senza. La domanda vera non è se può, è quale dei quattro no avete davanti: tre si risolvono cambiando la struttura del lavoro, uno solo è un segnale da prendere sul serio.

E se il lavoro poi non si fa?

Va scritto prima cosa succede all'acconto in quel caso, ed è una delle poche righe del documento su cui conviene farsi dire una parola da chi vi segue. Averla scritta vale molto più di qualsiasi accordo preso a voce.

Chiedere un acconto fa perdere clienti?

Fa perdere le trattative che sarebbero finite male, il che non è la stessa cosa. Chi non ha intenzione di pagare si ferma proprio lì, sulla cifra piccola, ed è il posto migliore dove fermarsi.

Non sapete se conviene chiedere l'acconto a un cliente nuovo? Scriveteci: in dieci minuti si guarda com'è fatto il lavoro, quanto anticipate voi e quanto potete permettervi di finanziare. Se volete il quadro completo, abbiamo scritto come scegliere i termini di pagamento e cosa fare quando il cliente non paga.