Termini di pagamento: quali scegliere e come scriverli

I termini di pagamento sembrano un dettaglio da mettere in fondo alla fattura, e invece sono la riga che decide quanto tempo passa fra il lavoro fatto e i soldi sul conto. Nella maggior parte delle aziende piccole non li ha scelti nessuno: sono quelli che ha proposto il cliente.

In breve: i termini dicono quando si paga, non come. Vanno decisi da voi, scritti nel preventivo e accettati insieme al prezzo, non fatti comparire per la prima volta in fattura. La parte che crea più discussioni non è il numero di giorni ma il punto da cui partono: data della fattura, ricevimento o fine mese sono tre cose diverse e possono valere tre settimane.

Termini e modalità non sono la stessa cosa

Due righe che vengono confuse di continuo. I termini rispondono a quando: trenta giorni, alla consegna, fine mese. Le modalità rispondono a come: bonifico, carta, e su quale conto.

Sembra pedanteria e non lo è, perché una fattura che dice "pagamento a mezzo bonifico" non ha scritto nessun termine, e una scadenza che nessuno ha scritto è una scadenza che non potete far valere. Servono tutte e due, e servono vicine.

Da quando partono i giorni

È qui che si perdono le settimane. "Trenta giorni" può voler dire dalla data della fattura, dal ricevimento della fattura, dalla consegna del lavoro o dalla fine del mese in cui la fattura è stata emessa. Fra la prima e l'ultima interpretazione, su una fattura emessa il 2, ballano quasi trenta giorni.

Quindi la riga va scritta per intero: non "30 giorni" ma "30 giorni data fattura", e se il cliente lavora a fine mese va detto esplicitamente, perché quello che per voi è un dettaglio per la loro amministrazione è la regola con cui pagano tutti i fornitori.

Vale la pena chiederlo prima di mandare il preventivo. Nelle aziende con un ciclo passivo strutturato i pagamenti partono in giorni fissi del mese, e sapere quali sono cambia molto più della trattativa sui giorni.

Quali si usano, e cosa costano

Nella pratica italiana si vedono soprattutto trenta, sessanta e novanta giorni, più il pagamento alla consegna e quello legato allo stato di avanzamento nei lavori lunghi.

La scelta non è una questione di correttezza, è una questione di cassa. Ogni trenta giorni concessi sono un mese in cui state finanziando voi il lavoro del cliente, con i vostri fornitori e i vostri stipendi da pagare nel frattempo. Per un'azienda piccola la differenza fra trenta e sessanta giorni non è un dettaglio contabile, è la ragione per cui a volte non si può prendere il lavoro successivo.

La domanda da farsi non è quale termine sia normale, ma quanti mesi di lavoro potete permettervi di finanziare. Da lì scende tutto il resto, compreso il fatto che a certe condizioni un lavoro conviene rifiutarlo.

Scriverli prima, non in fattura

Il posto dei termini è il preventivo, accanto al prezzo, accettati insieme a quello. Se compaiono per la prima volta in fattura, siete voi a dover convincere qualcuno che non era d'accordo su niente.

La formula che regge è breve e completa: quanto si paga, quando, da quando decorrono i giorni e con quale modalità. Sui lavori lunghi conviene spezzarla in tappe legate a fatti verificabili, cioè la firma, una consegna intermedia, la chiusura, e non a date del calendario che possono slittare per motivi che non dipendono da voi. Su come si scrive il resto del documento abbiamo messo tutto in come fare un preventivo.

Come si fanno rispettare

Un termine scritto e mai controllato vale quanto un termine non scritto.

Le cose che funzionano sono poche. Un acconto, che sposta una parte dell'incasso all'inizio e vi dice subito se questo cliente paga. La fattura emessa il giorno della consegna, perché ogni giorno di ritardo vostro è un giorno aggiunto ai loro termini. Un posto solo, guardato lo stesso giorno ogni settimana, che dice quali fatture sono scadute. E il primo promemoria che parte appena la data passa, su cui abbiamo scritto come scrivere un sollecito.

C'è poi la parte che quasi nessuno mette per iscritto, cioè cosa succede se non si paga: per esempio che le attività in corso si fermano finché la posizione non è regolare. Scritta prima è una condizione normale che tutti capiscono, annunciata dopo sembra una ritorsione.

Le regole esistono, e qui non le interpretiamo

Nei rapporti fra imprese la legge si occupa dei ritardi nei pagamenti commerciali: pone dei limiti ai termini che si possono concordare e prevede interessi in caso di ritardo.

Sapere che quel terreno esiste basta e avanza per non scrivere un preventivo ingenuo. Come si applichi al vostro contratto, al vostro settore e al vostro cliente è una domanda da fare al vostro commercialista o al vostro legale, e non una cosa da risolvere copiando una clausola trovata in rete.

FAQ

Qual è il termine di pagamento più comune fra aziende?

Nella pratica trenta e sessanta giorni sono i più diffusi, con il conteggio che parte quasi sempre dalla data della fattura o dalla fine del mese. Il numero però conta meno del fatto che sia scritto e accettato prima di cominciare il lavoro.

Posso chiedere il pagamento alla consegna?

Sì, ed è normale con i clienti nuovi, sui lavori brevi e quando l'importo è contenuto. Sui lavori lunghi funziona meglio spezzare in tappe: una parte alla firma, una durante, il saldo alla chiusura.

I termini si scrivono nel preventivo o in fattura?

In tutti e due, ma quello che conta è il preventivo: è lì che il cliente li accetta insieme al prezzo. In fattura si ripetono, non si introducono.

Cosa scrivo se il cliente paga a fine mese?

Esattamente questo, per esteso: per esempio trenta giorni data fattura fine mese. Scriverlo evita la discussione in cui ognuno dei due aveva capito una data diversa e tutti e due in buona fede.

Conviene offrire uno sconto per il pagamento anticipato?

Può funzionare, purché il conto torni: state comprando liquidità, e quel punto percentuale è il prezzo. Ha senso quando la cassa serve adesso, molto meno come abitudine, perché dopo due volte diventa il prezzo normale.

Volete capire quanto vi costano davvero i termini che concedete? Scriveteci: si mette in fila il vostro giro di fatture e si vede subito quanti mesi di lavoro state finanziando voi. Se il problema è già a valle, abbiamo scritto come scrivere un sollecito e cosa fare quando il cliente non paga.