Come fare un preventivo: cosa scrivere, voce per voce

Un preventivo è un documento breve che fa un lavoro difficile: far capire a una persona che non conosce il vostro mestiere che cosa sta comprando e perché costa quella cifra. Quasi tutte le discussioni che nascono dopo sono discussioni su righe che non erano state scritte.

In breve: un preventivo completo ha i dati di chi scrive e di chi riceve, un numero e una data, le voci descritte per risultato e non per attività, gli importi con il totale, i termini di pagamento, i tempi di consegna, una data di validità e una riga su cosa non è compreso. Il resto è forma, e la forma conta molto meno di queste nove cose.

Prima delle voci: a chi state scrivendo

Prima di aprire il file, una domanda: chi lo leggerà, e quanto sa del vostro lavoro.

Se è un tecnico che fa il vostro stesso mestiere, potete scrivere in gergo e vi capirà. Nella maggior parte dei casi però lo leggerà qualcuno che di quel lavoro conosce solo il risultato, e che deve giustificare la spesa a qualcun altro. Per quella persona una voce come "setup infrastruttura" è una scatola chiusa con dentro un numero, e una scatola chiusa si tratta sul prezzo perché non c'è altro su cui ragionare.

I dati in testa, che evitano tre email di chiarimento

La parte più noiosa è quella che fa risparmiare più tempo. In alto vanno i vostri dati completi, quelli del cliente scritti come li userà la sua amministrazione, un numero di preventivo e la data.

Il numero sembra burocrazia e invece è la cosa che vi salva quando il cliente scrive "confermiamo il preventivo" dopo che gliene avete mandati tre. Se ogni documento ha un numero e una data, sapete sempre quale versione è stata accettata. Senza numerazione, la versione accettata è quella che ricorda il cliente.

Le voci: descrivere il risultato, non l'attività

Questa è la parte che decide se il preventivo verrà tagliato riga per riga.

"Dieci ore di consulenza" descrive quello che fate voi. "Analisi dei dati attuali e documento con le tre priorità dei prossimi tre mesi" descrive quello che resta al cliente. Il contenuto è identico, il prezzo è identico, ma la prima versione invita a chiedere uno sconto sulle ore e la seconda no, perché di un risultato non si conosce il costo unitario.

Vale anche il contrario: evitate voci enormi che comprendono tutto. Se un'unica riga da diecimila copre tre mesi di lavoro, il cliente non ha nessun appiglio per capire dove sta il valore, e l'unica leva che gli rimane è chiedere di abbassarla. Tre o cinque voci, ognuna con una riga di descrizione, sono quasi sempre il punto giusto.

Gli importi, e cosa mettere sotto il totale

Sotto le voci servono il totale imponibile, l'imposta se la applicate e il totale finale, perché la cifra che il cliente si porta in riunione deve essere quella che pagherà davvero e non una da ricalcolare.

Il preventivo, va detto, non è un documento contabile: non registra niente e non sostituisce la fattura, che arriverà dopo ed è quella che conta per l'amministrazione e per i pagamenti. Sulle regole fiscali che riguardano il vostro caso specifico, dal regime applicato alle ritenute, chiedete al vostro commercialista invece di copiare la riga da un modello scaricato: qui parliamo di come si scrive un documento commerciale, non di come si tengono i conti.

Le condizioni: pagamento, tempi, validità

Tre righe, spesso dimenticate, che poi diventano telefonate.

Il pagamento va scritto come sequenza, non come importo: quanto alla firma, quanto durante, quanto alla consegna, e entro quanti giorni dalla fattura. I tempi vanno scritti a partire da un fatto vostro, non dal calendario: "tre settimane dalla conferma e dalla ricezione dei materiali" è una frase che regge, "entro fine mese" è una frase che vi mette in torto se il cliente risponde il 28.

La validità chiude il documento. Una data oltre la quale i prezzi vanno riconfermati protegge voi dai costi che cambiano e dà al cliente un motivo per rispondere adesso invece che a settembre.

Gli errori che fanno sparire un preventivo

Il primo è mandarlo senza una riga di accompagnamento. Un allegato in un'email vuota chiede al cliente di ricostruire da solo il contesto della vostra conversazione: due righe che dicono cosa avete capito e cosa trova dentro il file cambiano il tasso di risposta più di qualsiasi grafica.

Il secondo è il silenzio su cosa non è compreso. Non serve un elenco difensivo di dieci righe, serve una frase sulle due o tre cose che il cliente potrebbe ragionevolmente dare per scontate.

Il terzo è il documento che parla di voi. Tre pagine di presentazione aziendale prima delle voci non aumentano la fiducia, allungano soltanto la strada fino al numero. Se serve raccontare chi siete, quello è un altro documento: è la differenza fra un preventivo e una proposta commerciale.

Il quarto è mandarlo e aspettare. Un preventivo senza un prossimo passo scritto dentro lascia la mossa al cliente, e la mossa che il cliente fa più spesso è nessuna.

Un modello che si riusa

Chi manda preventivi buoni in mezz'ora non scrive meglio degli altri, ha semplicemente smesso di ripartire ogni volta da un file vecchio da ripulire.

Le parti fisse, cioè dati, condizioni di pagamento, validità, esclusioni tipiche e il modo in cui descrivete le vostre voci ricorrenti, si scrivono bene una volta sola. A ogni trattativa restano da toccare il nome, il problema del cliente, le voci e i numeri. Il vantaggio non è solo il tempo: è che il documento smette di peggiorare quando avete fretta, che è esattamente il momento in cui contano di più.

FAQ

Un preventivo deve essere firmato?

Nella pratica commerciale un'accettazione scritta, anche via email, è quello che la maggior parte delle aziende usa per far partire il lavoro. Quello che conta è che sia chiaro quale versione del documento è stata accettata, e per questo servono il numero e la data.

Quanto deve essere dettagliato?

Abbastanza da far capire cosa si compra, non tanto da spiegare come lo fate. Tre o cinque voci con una riga di descrizione ciascuna funzionano quasi sempre meglio di una riga unica o di venti sottovoci.

Meglio mandarlo in PDF o nel corpo dell'email?

In PDF, perché resta uguale a sé stesso quando viene inoltrato e stampato, con il riassunto nel corpo dell'email per chi lo legge dal telefono. Un documento modificabile mandato per errore è un documento che può tornare indietro cambiato.

Ogni quanto vanno aggiornati i prezzi del modello?

Quando cambiano i vostri costi, e comunque prima che la data di validità che scrivete diventi una finzione. Un preventivo valido trenta giorni su un listino fermo da due anni è un problema che si scopre sempre nel momento peggiore.

Serve mettere una scadenza anche a un cliente che conosco?

Sì, ed è meno scortese di quanto sembri: la scadenza non serve a mettere fretta, serve a dire fino a quando quei numeri restano quei numeri.

Volete smettere di riscrivere ogni preventivo da zero? Scriveteci: guardiamo insieme come li fate adesso e da lì si vede subito quali parti si possono scrivere una volta sola. Se prima volete capire quale dei due documenti serve nel vostro caso, abbiamo scritto la differenza fra preventivo e proposta commerciale; se il problema è che poi nessuno risponde, cosa scrivere nel sollecito.