Preventivo o proposta commerciale: qual è la differenza

Quasi nessuna trattativa si perde davvero sul prezzo. Si perde su un documento che non dice al cliente cosa succede se risponde di sì. La differenza fra un preventivo e una proposta commerciale sta esattamente lì, e sapere quale dei due mandare cambia quante volte ricevete una risposta.

In breve: il preventivo è un documento di prezzo e risponde a "quanto costa e cosa comprende". La proposta commerciale è un documento di decisione e risponde a "perché questa spesa, perché adesso, perché voi", con il prezzo dentro ma non da solo. Si manda il preventivo quando il cliente ha già deciso cosa vuole e sta confrontando i numeri. Si manda la proposta quando deve ancora convincere sé stesso, o qualcun altro dentro l'azienda.

La differenza sta in chi deve decidere

Il modo più rapido per scegliere è chiedersi chi aprirà quel file e cosa dovrà fare subito dopo.

Se lo apre la persona con cui avete parlato, che sa già cosa vuole e deve solo vedere la cifra, un preventivo pulito è la risposta giusta e qualsiasi cosa in più è tempo rubato a entrambi. Se invece quel file passa di mano, al socio, a chi tiene i conti, a un responsabile che non era in riunione, allora un elenco di voci con un totale in fondo non basta: chi non ha sentito la conversazione non ha nessun motivo per capire perché quella cifra ha senso.

È per questo che nelle aziende un po' più strutturate le proposte migliori sono scritte per chi non c'era. Non perché siano più lunghe, ma perché contengono il pezzo che di solito resta nella testa del commerciale.

Quando basta il preventivo

Il preventivo da solo funziona in tre situazioni: la richiesta è precisa e arriva da chi ha già deciso, il lavoro è standard e lo avete già fatto decine di volte, oppure è un cliente che vi conosce e vuole solo il numero. In questi casi mandare dieci pagine rallenta e infastidisce.

Anche il preventivo più asciutto, però, ha bisogno di tre cose per non tornare indietro sotto forma di domande. Le voci scritte in modo che si capisca cosa si sta comprando, e non in gergo interno. Una data di validità. E una riga su cosa non è compreso, che è quasi sempre il punto da cui nascono le discussioni tre mesi dopo.

Cosa c'è dentro una proposta che si legge fino in fondo

L'ordine conta più del contenuto, perché quasi nessuno legge tutto e quasi tutti leggono la prima pagina.

Si apre con il problema raccontato con le parole del cliente, quelle che ha usato lui in riunione, non le vostre. Poi l'obiettivo, detto in modo che si possa capire se è stato raggiunto. Poi cosa farete, in concreto, con i tempi. Poi il prezzo. Poi, solo alla fine, chi siete: nessuno compra da un curriculum, e mettere la vostra storia in apertura sposta la prima pagina dal cliente a voi.

La prova è semplice. Se una persona legge solo la prima pagina, deve già sapere che cosa le state proponendo, in quanto tempo e con che ordine di spesa. Se per saperlo deve arrivare a pagina sei, quella proposta verrà archiviata prima.

Il prezzo: dove va e come si scrive

Nascondere il prezzo in fondo, in piccolo, o dietro un "da concordare" non rimanda la domanda, la rende solo più fastidiosa. Chi legge lo cerca per primo e, se non lo trova, smette di leggere il resto.

Un numero solo è un numero da confrontare con un altro numero. Due o tre configurazioni cambiano la domanda che il cliente si fa: non più "sì o no", ma "quale". Non serve inventare pacchetti finti per ottenerlo, basta che le opzioni siano davvero diverse per quantità di lavoro o per durata, e che ognuna dica cosa comprende.

Sugli sconti vale una regola sola: uno sconto senza una condizione dice al cliente che il primo prezzo era gonfiato. Se c'è, legatelo a qualcosa di vero, la firma entro una data, il pagamento anticipato, un impegno più lungo.

Le righe che quasi tutti dimenticano

Tre, e costano una frase ciascuna.

La validità, perché una proposta senza scadenza non dà nessun motivo di rispondere oggi e finisce nella pila delle cose da vedere. Le esclusioni, perché "pensavo fosse compreso" è la frase che rovina i progetti che erano partiti bene. Il prossimo passo, scritto come azione e non come augurio: non "restiamo a disposizione", ma cosa deve succedere perché si cominci, chi firma, e che cosa serve da parte loro il primo giorno.

Il preventivo accettato vale come contratto?

Nella pratica di molte aziende italiane il percorso è proprio questo: preventivo, accettazione scritta via email o con una firma in calce, e da lì si lavora. Quello che rende utile quel documento, il giorno in cui qualcuno lo rilegge, è che sia chiaro cosa è stato comprato, a che prezzo, in quanto tempo e con quali condizioni di pagamento.

Qui però si esce dal mestiere commerciale. Su importi rilevanti, condizioni particolari o clausole che vi state copiando da un modello trovato in rete, fatelo vedere a chi segue la vostra azienda: questo non è un parere legale ed è meglio dirlo che lasciarlo intendere. Il segnale pratico da tenere, quello sì, è che se una frase del documento è ambigua per voi oggi, lo sarà molto di più fra sei mesi, quando servirà.

La velocità conta più della forma

Fra un documento mandato in giornata, mentre la conversazione è ancora calda, e uno perfetto che arriva dieci giorni dopo, vince quasi sempre il primo. Non perché il cliente sia impaziente, ma perché nel frattempo ha parlato con altri due fornitori e il ricordo della vostra riunione si è sbiadito.

Chi risponde in ventiquattro ore non scrive più veloce degli altri: ha un modello. Le parti che non cambiano mai sono già scritte una volta per tutte, e a ogni trattativa si riscrivono solo il problema del cliente, l'obiettivo, l'elenco delle voci e il prezzo. È un lavoro da fare una volta sola e si ripaga alla terza proposta.

FAQ

Qual è la differenza fra preventivo e proposta commerciale?

Il preventivo è un documento di prezzo: voci, quantità, importi, condizioni. La proposta commerciale contiene il preventivo ma serve a far prendere una decisione, quindi parte dal problema del cliente e arriva al prezzo. In molte trattative piccole i due coincidono, e va benissimo così.

Quanto deve essere lunga una proposta commerciale?

Quanto basta perché chi non era in riunione capisca. Nella maggior parte dei casi sono due o tre pagine vere, non venti. La lunghezza non convince nessuno: l'ordine sì.

Devo mettere il prezzo nella prima pagina?

Almeno l'ordine di grandezza, sì. Chi legge lo cerca comunque, e farlo cercare a lungo non aumenta le probabilità di un sì, aumenta solo le probabilità che il documento venga chiuso.

Quante opzioni di prezzo conviene dare?

Due o tre, purché siano davvero diverse fra loro. Oltre tre si smette di scegliere e si rimanda. Una sola trasforma la conversazione in un confronto con il preventivo del concorrente.

Dopo quanto si fa il sollecito?

Il primo dopo tre o quattro giorni lavorativi, e serve a chiedere se il documento è arrivato a tutti quelli che devono vederlo, non a chiedere se hanno deciso. Il secondo alla scadenza della validità, che esiste esattamente per dare un motivo legittimo di riscrivere.

Volete un modello che riusiate ogni volta invece di ripartire da un file vecchio? Scriveteci e guardiamo insieme come mandate i preventivi adesso e dove si perde tempo. Se cercate la parte pratica, abbiamo scritto cosa scrivere dentro un preventivo voce per voce e cosa fare quando resta senza risposta. Se invece il problema è più a monte, cioè a chi mandarli, c'è come trovare clienti B2B quando le referenze non bastano.