Sollecito di pagamento: come scriverlo e quando mandarlo

Chiedere i propri soldi mette a disagio quasi tutti, e il disagio si vede nel testo: giri di parole, scuse per il disturbo, nessuna data. È il motivo per cui molti solleciti non ottengono niente e vanno riscritti tre volte.

In breve: il primo sollecito si manda subito dopo la scadenza, non due settimane dopo, e non chiede scusa. Dentro ci vanno numero e data della fattura, l'importo, l'IBAN, la scadenza superata e una nuova data precisa. Poi si sale di tono un passo alla volta: promemoria scritto, telefonata, richiesta formale con una data. Prima di tutto questo, però, conviene controllare una cosa sola: che la fattura sia arrivata alla persona che la paga.

Prima di scrivere, controlla che il problema non sia tuo

Una parte delle fatture non pagate non è un problema di soldi, è un problema di posta.

La fattura è arrivata all'indirizzo giusto? Nelle aziende un po' strutturate chi vi ha commissionato il lavoro non è quasi mai chi lo paga, e una fattura mandata solo al vostro referente può restare ferma nella sua casella per settimane. Serve il riferimento dell'ordine che l'amministrazione si aspetta? Su molti portali una fattura senza quel numero viene respinta in silenzio, e nessuno vi avvisa.

Controllare questo prima costa cinque minuti e vi evita di mandare un sollecito a una persona che, dal suo punto di vista, non ha fatto niente di male.

Quando mandare il primo

Il giorno dopo la scadenza, o al massimo entro pochi giorni. Non è aggressivo: è la data che avete concordato voi due, e farla passare in silenzio insegna al cliente che quella data era indicativa.

Il ritardo nel sollecitare si paga due volte. La prima perché i soldi arrivano dopo. La seconda perché, quando finalmente scrivete, dovete spiegare come mai per tre settimane non vi era sembrato importante.

Cosa ci va dentro

Un sollecito che funziona è corto e contiene tutto quello che serve per pagare senza cercare altro.

Numero e data della fattura, l'importo esatto, la scadenza che è passata, l'IBAN, e la fattura di nuovo in allegato anche se l'avete già mandata: state togliendo ogni scusa possibile per rimandare ancora. Poi la cosa che quasi tutti dimenticano, cioè una nuova data precisa, non "appena possibile". Una richiesta senza data si rimanda all'infinito perché non c'è niente che scada.

Chiudete con una domanda vera e facile da rispondere: se c'è qualcosa che blocca il pagamento, chiedete cosa. A volte la risposta è una contestazione che non sapevate esistere, e scoprirla adesso è meglio che scoprirla fra due mesi.

Il tono: cortese e preciso, senza scuse

Il primo sollecito si scrive come se il mancato pagamento fosse una dimenticanza, perché nella maggior parte dei casi lo è davvero.

Quello che va tolto sono le scuse. "Scusate il disturbo", "so che sarete impegnatissimi", "mi permetto di ricordare": sono frasi che spostano il torto dalla parte sbagliata e suggeriscono che state chiedendo un favore. Non lo state chiedendo. Un testo cortese, asciutto e con una data dentro è più efficace e anche più rispettoso, perché tratta l'altro come qualcuno che paga i suoi fornitori.

E niente minacce al primo colpo. Citare interessi e avvocati mentre si è al primo promemoria fa una cosa sola, cioè far sembrare sproporzionato chi scrive, e brucia i passi che vi restano.

La scala, un passo alla volta

Quello che funziona non è scrivere di più, è salire in modo prevedibile.

Il primo promemoria scritto subito dopo la scadenza. Se dopo una settimana non succede niente, una telefonata: serve a capire se il problema è una contestazione, un flusso di cassa in difficoltà o un pezzo di carta mancante, e sono tre situazioni che si gestiscono in modo diverso. Dopo la telefonata, un messaggio scritto che riassume quello che vi siete detti e la data concordata, perché quello che resta solo a voce non esiste.

Se anche quella data passa, il tono cambia: una richiesta formale, con l'importo, il riferimento della fattura e una data ultima. Da lì in avanti si esce dal mestiere commerciale ed entra in gioco chi di dovere, il vostro legale o chi segue i crediti: cosa convenga fare in quel punto dipende dal contratto, dall'importo e dal cliente, e non è una decisione che si prende leggendo un articolo.

Come si evitano quasi tutti i solleciti

I fornitori che sollecitano poco non hanno clienti migliori: hanno chiuso prima i buchi da cui nascono i ritardi.

I termini di pagamento scritti nel preventivo e accettati insieme al resto, invece di comparire per la prima volta in fattura. Un acconto sui lavori lunghi, che oltre a finanziare il lavoro dice subito se il cliente paga. La fattura emessa il giorno stesso della consegna, perché ogni giorno fra consegna e fattura è un giorno aggiunto ai vostri termini. E un posto solo, guardato una volta a settimana, che dice quali fatture sono scadute: finché quell'informazione sta nella testa di qualcuno, il sollecito parte quando quel qualcuno se ne ricorda.

Sui termini scritti prima, e su come si scrive un documento che non lascia ambiguità, abbiamo messo tutto in come fare un preventivo.

FAQ

Dopo quanti giorni si manda il primo sollecito?

Il giorno dopo la scadenza, o entro pochi giorni. Aspettare due settimane trasforma la data concordata in una data indicativa, ed è la prima cosa che il cliente impara.

Meglio email, PEC o telefono?

Email per il primo promemoria, perché lascia traccia e si inoltra all'amministrazione. Telefono quando l'email non ottiene risposta, perché è l'unico modo per capire davvero cosa sta bloccando il pagamento. La comunicazione formale arriva dopo, quando le prime due non hanno funzionato.

Quanti solleciti prima di passare alle vie formali?

Di solito tre passaggi bastano a capire dove siete: promemoria, telefonata, richiesta scritta con una data ultima. Se anche quella passa senza risposta, il problema non è più il sollecito ed è il momento di parlarne con chi vi segue.

Posso chiedere gli interessi di mora?

Nei rapporti fra imprese gli interessi di ritardo sono previsti dalla normativa e spesso anche dal contratto, ma quando e come applicarli dipende dal vostro caso: è una domanda da fare al vostro commercialista o al vostro legale, non da risolvere con un modello copiato.

Sollecitare un cliente importante rovina il rapporto?

Quello che rovina il rapporto è il risentimento accumulato in silenzio. Un sollecito puntuale e cortese è una cosa normale fra aziende, e chi paga i suoi fornitori non si offende: nella maggior parte dei casi risponde scusandosi per la dimenticanza.

Vi capita di scoprire in ritardo quali fatture sono scadute? Scriveteci: quasi sempre non serve un altro strumento, serve che quell'informazione stia in un posto solo e venga guardata lo stesso giorno ogni settimana. Se il cliente invece non risponde proprio, abbiamo scritto cosa fare quando non paga, nell'ordine; se volete partire da prima, cioè dai termini scritti nel documento, ci sono i termini di pagamento e l'acconto.